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Ogni tanto mi arrivano domande su come gestire il proprio tempo. Per questo, ho pensato di raccontarti quali strategie utilizzo per gestire il mio tempo.

Premessa: la maggior parte del mio tempo è dedicata a creare e gestire campagne e strategie di marketing. Una piccola parte è poi dedicata alle incombenze amministrative.
I consigli che trovi di seguito non sarebbero adatti per chi fa il commerciale o per chi segue il servizio clienti.

I principi di base sui quali organizzo il mio tempo sono…

Meglio concentrarsi su poche cose fatte bene, che disperderti in mille attività.
Meno significa più. Soprattutto nella gestione del tempo.

C’è chi fa tante cose per il “gusto” di sentirsi occupato, di sentirsi utile.
A me personalmente non piace avere la sensazione di sentirmi occupato e pieno di cose da fare. Preferisco invece fare poche cose, ma importanti e che possono portare profitto.

Quando ho un’attività da fare, la prima cosa che penso è: “mannaggia, oggi mi tocca fare sta roba; ma mi fa davvero guadagnare? come posso fare in modo di non dover farla più?” Alla fine, se fai bene i conti, sono poche le attività che vale davvero la pena fare.

Prova a dare un valore al tuo tempo. Ad esempio: 300 euro all’ora.
E poi valuta: la tale attività che stai facendo, li vale davvero 300 euro all’ora? se non li vale, vedi come non dover farla più, quella attività.

A volte, per ottimizzare il tuo tempo, ti conviene riflettere anche sul modello di business della tua azienda.

Se ti succede troppo spesso di doverti occupare di attività irrilevanti, come puoi modificare l’organizzazione della tua azienda per poterti invece concentrare su ciò che sai far meglio e ti porta maggior profitto?

Meglio evitare gli impegni preprogrammati e poter essere libero di seguire l’attività che più ti sembra redditizia

A me piace potermi alzare la mattina e potermi dedicare alle cose che mi sembrano più utili in quel momento. Viceversa, non mi piace avere il mio tempo cadenzato da continue riunioni o appuntamenti da seguire.

Da anni ho quasi totalmente eliminato dalla mia agenda appuntamenti e riunioni. Per le cose che faccio io (marketing), riunioni ed appuntamenti sono spesso una perdita di tempo.

Una campagna di marketing viene meglio quando è pensata interamente da un solo individuo. Mediare tra mille idee, spunti e pareri di teste differenti quasi sempre diluisce la potenza della campagna.

Preferisci la comunicazione asicrona

Se noti, in questo blog non c’è il mio numero di telefono. E se una persona riesce a trovare il mio numero diretto e mi telefona in ufficio senza essersi preannunciato, quasi sempre mi dimostro poco paziente: perché telefonarmi a casaccio senza preavviso è una violazione del mio tempo.

Ti trovi nella situazione in cui chiunque può telefonarti e farti perder tempo? se sì, probabilmente ti conviene pensare come limitare questo problema.

Infatti, se ti stai concentrando su una cosa, è meglio non avere distrazioni. Ed il telefono è la distrazione peggiore. Soprattutto quando chi ti chiama ha la convinzione che devi starlo ad ascoltare in quel preciso momento in cui fa comodo a lui.

Invece, preferisci la comunicazione asincrona (come l’email), dove una persona può comunicarti e tu puoi rispondere quando tu hai tempo, nel momento in cui tu preferisci.

A proposito: se qualcuno ti scrive una email e richiede (gratis) i tuoi consigli e la tua consulenza, non sentirti in obbligo di rispondere. Se io dovessi rispondere a tutte le email di richieste di consigli gratuiti che mi arrivano, non avrei più tempo di dedicarmi ai progetti che contano davvero.

Il gratis, quando c’è, è bene faccia parte di una strategia commerciale più ampia.

Andando nei dettagli, ecco ora come gestisco le mie cose…

Lo strumento principale che utilizzo è una lista delle cose da fare e controllare.

Questa lista è divisa in 3 sezioni:
1) attività importanti da fare (TO DO)
2) attività che devono fare gli altri, delle quali devo verificare i risultati (TO WATCH)
3) attività programmate per un periodo futuro (LATER).

Se nella lista delle cose da fare (TO DO) iniziano a comparire troppe cose, allora mi viene il dubbio se sto sbagliando qualcosa.

Dove tengo questa lista? una volta la tenevo su un file txt nel desktop del computer. Poi, usando più computer differenti, ho iniziato ad usare Evernote. Così da avere la stessa lista aggiornata su più computer differenti, consultabile anche con il mio iPhone.

Se anche tu usi più computer differenti, uno strumento online (come Evernote, ma ce ne sono tanti altri) può tornarti utile.

Ok, per oggi è tutto. Spero di averti fornito qualche spunto utile!

Come probabilmente sai, l’attività che seguo principalmente è disegnare e lanciare campagne di marketing ed acquisizione clienti.

Uno degli obiettivi che mi sono posto per questi giorni di fine agosto ed inizio settembre, è trovare come aumentare la mia velocità nel realizzare le campagne di marketing.

E non parlo delle sole campagne di lead generation online, che sono quelle alle quali dedico più tempo…

Tra le campagne che mi succede di realizzare, ci sono campagne di direct response marketing offline (ad esempio, inviando lettere cartacee); oppure campagne che implicano l’utilizzo dell’email marketing magari insieme a blog e video…

Realizzare alcune di queste campagne richiede tempo. Però una volta realizzata la campagna, è un patrimonio duraturo, che vale parecchio.

Il problema che mi sto ponendo nasce da questa considerazione…

Immagina un mercato in crescita, in cui una delle aziende riesce a realizzare ogni mese una nuova campagna di acquisizione clienti.

Sempre nello stesso mercato, c’è una seconda azienda. Questa però è più veloce: riesce a realizzare campagine di acquisizione clienti (della stessa qualità dell’azienda precedente) in sole 2 settimane.

Chi tra queste 2 aziende ha maggiori possibilità di dominare il proprio mercato?

Immagina ora ci sia una terza azienda… questa riesce a ideare e lanciare una nuova campagna di acquisizione clienti in sole 3 ore.

Quale tra queste 3 aziende ha maggiori probabilità di vincere?

A parità di condizioni al contorno, chi vince è l’azienda più veloce.

E questa delle 3 ore è una “mania” che mi assilla da tempo… in passato ho già realizzato alcuni modelli pronti di campagna marketing; modelli che permettono di lanciare una nuova campagna in sole 3 ore (e alcuni di questi modelli sono disponibili in alcuni miei corsi multimediali online).

La cosa che mi piacerebbe fare è aumentare drasticamente il numero di modelli pronti. E non solo per le campagne online.

La velocità diventa un vantaggio competitivo, ma anche uno strumento per ottenere maggiori comodità e libertà.

Su questo argomento di produttività personale e aziendale, ti lascio 3 consigli veloci, che potrebbero tornarti utili:

Consiglio 1: quando fai una cosa nuova, pensa se un problema o attività simile potrebbe capitarti in futuro; se sì, pensa se quello che stai facendo possa essere adattato per diventare un “modello pronto” da utilizzare in futuro, per farti risparmiare tempo

Consiglio 2: Sei stanco di spiegare ogni volta ai tuoi dipendenti e collaboratori come si fa a svolgere una certa procedura al computer? registra un video dove mostri come si fa!

a tale proposito, puoi usare software che ti permettono di registrare sia lo schermo del tuo computer che i tuoi commenti a voce. Software di questo tipo sono Camtasia (per PC) e Screenflow (per Mac).

Consiglio 3: pensa alle attività che svolgi o che dovrai svolgere, ed elimina qualcosa!
tante delle cose che succede di dover fare sono tempo sprecato, soprattutto quando consideri il tuo talento e il tuo costo opportunità. Cerca un modo per NON farle, oppure trova qualcun altro che le faccia al posto tuo.

Su quest’ultimo punto, ti suggerisco di leggere questo articolo riguardo la gestione del tempo per imprenditori.

Lo avrai sentito dire spesso anche tu… “meglio fare una cosa bene, che farne tante e male”.

Beh, spesso è vero! e aggiungo anche un’altra considerazione: le cose che fai meglio, sono quelle che ti piacciono di più. E questo ha un impatto anche sul marketing.

Ti faccio un esempio… io personalmente non mi diverto a studiare gli aspetti di grafica e creatività. Sai, robe tipo logo e pay off. Non mi ci diverto. Le lascio fare volentieri ad altri.

Mi piace molto di più realizzare campagne di marketing online a risposta diretta. Un tipo di campagna dove riesci a vedere entro pochi giorni se quello che hai inventato funziona o no. Ed è un tipo di campagna dove le cose in genere mi riescono bene.

Dedicandomi a fare solo ciò che mi riesce meglio, è un vantaggio per me. Ed è un vantaggio anche per il risultato dei progetti che seguo.

Pensa invece al consulente o all’imprenditore che cerca di fare tutto… anche quello che non gli piace o sul quale non eccelle. Il risultato finale sarà mediocre. Farebbe meglio delegare ad altri gli aspetti meno importanti.

Quando scopri ciò che ti riesce meglio, che ti porta più risultato e ti dedichi a farlo spesso, i risultati economici migliorano.

A questo proposito, ho preparato una check list di domande utili se hai un’azienda. Che ti permettono di scoprire quali sono gli aspetti chiave che ti portano più profitto. La trovi in questo videocorso online.

Qualche giorno fa mi sono svegliato che proprio non ero in forma (insomma, ero parecchio addormentato, cosa che al mattino mi succede spesso!).

Vado nel mio ufficio e guardo la mia “to do list”, cioè la lista dove mi segno le cose da fare.

Era piena.

E allora mi sono chiesto: ma queste cose da fare, sono davvero tutte importanti?

Ho subito eliminato dalla lista alcune pratiche amministrative da sbrigare, non urgenti. Ho poi tolto alcune analisi di mercato da fare che sapevo già non avrebbero portato a grandi frutti.

Cosa restava? progettare campagne di marketing per dei prodotti che già in passato avevano dimostrato di vendere bene!

Ti dirò, mi succede spesso di fare queste considerazioni sulla mia lista delle cose da fare.

Quasi sempre, le attività chiave hanno a che fare con la realizzazione di sistemi di marketing e vendita. Quelli che metti in piedi e poi, quasi in automatico, continuano a generare vendite e richieste.

Perchè un sistema di vendita, progettato bene, è un patrimonio che dura nel tempo. Perchè ti porta risultati a lungo.

Se desideri alcune “scorciatoie” per progettare e realizzare i tuoi sistemi di vendita, le trovi all’interno di Marketing 80/20. Dacci un’occhiata!

Ecco un’osservazione che non piace a molti…

Per un imprenditore o un professionista, seguire l’operatività quotidiana dell’azienda e i piccoli problemi di ogni giorno, non sempre è l’attività che rende di più.

Perchè svolgere un lavoro che potrebbe esser svolto da un collaboratore che costa meno?

Dopo un po’, nello svolgere certi lavori e attività che potrebbero esser svolti da altri ad un costo minore, l’imprenditore o il professionista rischiano di mettere un tetto a quanto possono guadagnare.

Quanto facile sarebbe farti sostituire da un’altra persona che costa meno?

Invece, una delle attività più redditizie sta nell’implementare sistemi di marketing. Sistemi e procedure che aiutino la tua azienda ad acquisire più clienti, vendere di più e aumentare i prezzi (sì, anche aumentare i prezzi!)

Stai rinforzando e ottimizzando al meglio il tuo sistema per acquisire nuovi clienti e vendere di più?

Stai sistematizzando i processi e le procedure del tuo business in modo che l’azienda debba dipendere sempre meno da te per le inezie di ogni giorno?

Hai un piano per lavorare meno (e guadagnare di più)?

Sull’argomento, uno dei libri più noti è The E-Myth Revisited di Michael Gerber.

Oppure, potrebbe interessarti questo articolo.

Recentemente ho apportato una modifica inconsueta a questo blog.

Fino a poco tempo fa in questo blog c’era pubblicato il numero di telefono del mio ufficio. Ho pensato di fare una cosa strana: ho tolto il riferimento telefonico!. Adesso nella sezione contatti c’è solo l’indirizzo fisico dell’ufficio.

Il problema del numero di telefono è che… le persone chiamavano!

Chi mi conosce ha presente che sono una persona riservata.

Se hai letto questo articolo (uno dei primi di questo blog) sai già come sono abituato a lavorare.

Il mio ufficio è poco meno di 60mq, 4 scrivanie e un tavolo riunioni. Ci sono solo io. Preferisco la tranquillità, e poche interruzioni.

Beh, mi arrivavano telefonate di tutti i tipi. Spesso sono persone che volevano parlarmi e chiedermi consigli di marketing. Per carità, alcune telefonate molto interessanti. Però c’è anche chi cerca consulenza gratuita, magari chiedendomi “dal vivo” di rivelargli le tecniche principali contenute su Vendite Web o Acquisizione Clienti Vincente.

Nel frattempo che strutturo un meccanismo migliore per gestire i contatti, per ora ho tolto il numero di telefono. Prossimamente vedremo.

Pensavo nelle prossime settimane farò ancora altre modifiche al blog, in modo da aumentare le occasioni di contatto e dialogo, ma senza “destrutturare” la gestione del mio tempo.

Sempre in tema produttività personale, forse troverai interessante questo articolo.

Pochi giorni fa mi sono preso un portatile Mac. Ecco come mi sto trovando…

premessa: contemporaneamente sto usando anche il mio vecchio PC portatile, e sto cercando anche modi per farli “dialogare”.

Detto questo, col Mac mi sto trovando bene. Faccio ancora un po’ di difficoltà col tasto “cmd” e non ho ancora trovato tutte le scorciatoie di tasti che usavo nel PC. Ad ogni modo mi trovo bene.

Ecco comunque alcune delle cose che sto provando…

La to do list…

…cioè la lista delle cose da fare, è una delle cose che controllo più spesso. Tempo fa usavo un quaderno cartaceo, poi mi sono convertito al “tutto digitale”.

Per tenere la to do list condivisa ed aggiornata tra 2 computer differenti (un PC e un Mac) sto provando Evernote. Per ora non sembra male: è sia online che offline (installando un apposito programmino).

Per i back up…

sto continuando ad usare Jungle Disk, che si appoggia sul servizio Amazon S3 e funziona anche con Mac. Con la stessa licenza (20 dollari) posso usare il mio Jungle Disk in entrambi i computer. E, ad esempio, posso andare a vedere con il Mac i file in back up nel PC.

Per proteggere i dati…

ho scoperto che Truecrypt funziona sia con PC che con Mac. Niente male neppure questo. Se è un file che uso spesso, lo posso mettere su una directory presso Amazon S3, condivisa con Jungle Disk.

Per altre idee sull’argomento, puoi leggere questo precedente articolo relativo ad Internet, produttività personale e sicurezza.

Ieri mi sono preso un portatile Mac. Tra i vari motivi, la possibilità di realizzare video utilizzando screenflow. Utile ad esempio per realizzare prodotti sul tipo di ACV.

Ho già fatto alcuni test di registrazioni video usando screenflow ed i risultati mi sembrano molto buoni.

Ecco una videata appena presa dal Mac:

Oltre a screenflow, uno dei motivi che mi hanno spinto a prendermi un Mac è molto poco razionale… ho semplicemente visto che la maggior parte dei marketer (come Frank Kern) e blogger (come il VC Fred Wilson) che seguo di più, usano un Mac. E così ho pensato di fare la prova anch’io.

Per sicurezza ho sempre pronti all’uso un PC portatile ed un PC fisso, che tengo in ufficio.

Domani mattina in ufficio porterò il solito PC, poi dai giorni prossimi si vedrà.

Adesso sto cercando di sistemare le email. Ho tanti indirizzi email da seguire (circa una 15ina). E mi sono reso conto che avere così tanti indirizzi email da seguire è un problema. Come fare, ad esempio, se volessi leggere le email da tutti gli account, mentre sono in viaggio e senza il portatile a disposizione?

Allora sto pensando di farmi su gmail (o meglio, su google apps) un indirizzo “prendi tutto”, al quale far arrivare le email dagli altri indirizzi. Questo indirizzo “prendi tutto” lo userei per ricevere, non per inviare (ma da gmail si può inviare usando indirizzi differenti).

Quali applicazioni usavo su PC che adesso su Mac non vanno? Beh, Groove è una. Locknote è l’altra (ne parlavo qui). Prossimamente vedrò se prendere anche Parallels (l’applicazione per poter installare anche Windows nel Mac).

A proposito di produttività personale… mi sto accorgendo che tendo a delegare sempre più cose.

Prererisco dedicarmi la mia attenzione a pochissime cose (marketing e modelli di business) e delegare o comprare tutto il resto…

Se c’è da creare una nuova funzionalità su una pagina web, controllo se si può comprare già fatta.

Per esempio: i moduli web come quello in questa pagina non li realizzo io… uso un servizio apposito, ad abbonamento mensile, che si chiama wufoo. Perchè così non devo imparare a programmare!

Se viene proposto un progetto nuovo, la prima cosa che mi viene in mente è… bisogna farlo? non c’è qualcosa di già pronto? possiamo eliminare le complessità?

Ehi, potrebbe sembrare pigrizia, ma io preferisco chiamarla produttività personale! Meglio concentrarsi su ciò che si sa far meglio, e lasciare ad altri il resto.

A questo proposito, uno dei libri interessanti è The Four Hour Workweek di Tim Ferriss. Di cui avevamo parlato anche qui.

PS: se desideri una metodologia “copia e incolla” per acquisire clienti, ti ricordo che oggi alle h18 finisce l’offerta per Acquisizione Clienti Vincente.

Qualche settimana fa ti avevo raccontato delle soluzioni che stavo sperimentando per fare il back up dei dati.

Oggi ti racconto qualche aggiornamento…

Per ora sono molto soddisfatto del back up fatto tramite Amazon S3 e JungleDisk.

In pratica faccio il back up dei miei dati sui potenti server di Amazon, ad un costo irrisorio. JungleDisk è utile come software per interfacciarsi con i server Amazon (che non sono molto “user friendly”).

In più, utilizzo Amazon S3 anche per ospitare file che voglio condividere. Come software di supporto uso Bucket Explorer.

Ho poi cercato una qualche soluzione dove segnarmi tutte le (tante!) password che mi succede di utilizzare.

A questo scopo, tra le varie cose attualmente sto usando LockNote: una specie di file txt che puoi proteggere tramite password. Oltre ad essere gratuito, non occorre neppure installarlo.

C’è poi un’altra idea alla quale sto pensando, ma di cui non sono ancora sicuro… cioè se farmi una chiavetta USB con tutti i dati più importanti, in forma criptata. E con le applicazioni più utili, pronte all’uso. Sai, qualcosa da tenere sempre con me, in caso di necessità.

PS: se ti interessano questi argomenti, un bel libro che ti suggerisco di leggere è LifeHacker.