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Come avevo già accennato, sto cercando di spostare on line la maggior parte degli strumenti con cui lavoro.

Il vantaggio di avere strumenti on line? maggior libertà, minori costi, possibilità di back up dei dati.

Probabilmente, se hai un ufficio e ne controlli le voci di costo una a una, potresti scoprire opportunità di risparmio e maggiore efficienza sfruttando alcuni degli strumenti on line (nella “nuvola”).

Ad esempio… trovi on line gli strumenti per gestire i progetti, per comunicare (ad esempio per telefonare o tenere videoconferenze), per gestire la conoscenza, per formare le nuove risorse, per ricevere ed effettuare pagamenti, etc etc Molti di questi strumenti sono gratuiti.

Tra i blog che leggo per restare aggiornato sull’argomento ce ne sono sia di italiani (come MasterNewMedia) che di stranieri (TechCrunch, Mashable, etc)

Poi ci sono i vantaggi del web relativamente a come acquisire clienti ed aumentare le vendite, dei quali abbiamo parlato più volte in questo blog.

Ad esempio… puoi acquisire clienti con Adwords, puoi gestire la relazione con i clienti acquisiti tramite blog e newsletter… oppure puoi anche renderti visibile creando e pubblicando video on line in pochissimi minuti (vedi il mio esempio in questo articolo) e tanto altro ancora…

Su questi argomenti trovi alcuni spunti su questo articolo riguardo come trovare clienti con Internet.

In questo articolo, anzichè parlare di web marketing, ti accenno ad alcune cose che sto testando per organizzarmi meglio il lavoro; spero che anche tu possa trovare qualche spunto utile.

Incominciamo con le cattive notizie: l’altro ieri il mio portatile (relativamente nuovo, preso 6 mesi fa) ha cominciato a darmi problemi ed avviarsi con difficoltà. Allora ho pensato di accelerare un processo a cui pensavo da tempo:

…trasferire tutto nel web!

Per capirci: siamo abituati ad avere quasi tutto nel nostro computer. Se il computer si rompe, spesso son dolori. Invece avendo tutto (o quasi) anche nel web, potremmo essere ovunque nel mondo, anche senza il nostro computer vicino, ed avere accesso a tutti i nostri dati. Senza preoccuparci di furti o danneggiamenti del PC.

Ecco allora cosa sto facendo

Il back up dei dati…

è forse la cosa più importante. Se non hai un sistema di back up dei dati del tuo computer, allora rischi dei bei grattacapi se qualcosa va storto. Per il back up automatico fino a ieri usavo mozy. Adesso sto passando ad Amazon S3, utilizzando Jungle Disk, già testato con successo anche dal mio amico Pigi, il quale ha Tera (!) di dati da gestire.

Perchè Amazon S3? per 3 motivi:

• il prezzo: 0,15 dollari/mese a giga; si paga solo a consumo
• l’affidabilità dell’azienda
• le funzionalità del servizio e i livelli di privacy disponibili, file per file; ad esempio, posso decidere di condividere un file creando un link di condivisione che “scade” dopo qualche ora.

Spero di trovarmi bene. Jungle Disk in questo momento sta lentamente uploadando 10giga di materiale. Nel frattempo sto sperimentando anche altri servizi (jets3t, bucket-explorer, s3fox) per gestire lo spazio e le funzionalità che Amazon S3 mette a disposizione.

Per la posta elettronica…

sto cercando di spostarmi sempre più verso gmail. Ho una decina di indirizzi email diversi, e per alcuni domini uso già Google Apps. Il vantaggio con Gmail è che scarichi la posta sul computer, ma ne puoi tenere una copia anche su web, con un potente motore di ricerca per frugare tra gli archivi.

Lo strumento per la gestione dei progetti
e la condivisione delle informazioni di lavoro…

è il terzo grosso incomodo. Da anni a tale proposito uso Groove, che però dopo essere stato acquistato da Microsoft ha perso un po’ di appeal. Più volte ho pensato di provare Basecamp, ma alla fine non mi sono mai registrato.

Oggi invece mi sono registrato al nuovo Google Sites, creando uno spazio apposito per Lemonfour. Lo testeremo con Matteo e ti farò sapere come ci troviamo. Per ora sembra un po’ scarno. Vedremo invece se è funzionale.

Una volta che ho trovato una soluzione efficace per immagazinare tutti i miei dati (e amministrarne la condivisione), gestire la posta elettronica e seguire i progetti, avrei fatto un bel passo avanti per rendermi indipendente dai vincoli dell’hardware. Spero in questo modo che anche la produttività ne risulti avvantaggiata.

Ma soprattutto mi piacerebbe poter avere i miei dati, scrivere e seguire l’andamento dei progetti da qualunque luogo mi possa trovare, senza dovermi portare dietro il portatile e senza timore che qualcosa si rompa. Magari tra un po’ tutto questo si potrà gestire (senza fastidi e limitazioni) anche dal cellulare…

Internet è davvero un vantaggio per la produttività personale?

Da un certo punto di vista, adesso tramite il web si possono effettuare in pochi secondi ed in modo economico operazioni che qualche tempo fa richiedevano vari minuti o più (preparare dei report, effettuare pagamenti, comunicare con molte persone contemporaneamente, ottenere dei dati, etc)

Da un altro punto di vista, email, skype, instant message, chat, etc aumentano le interruzioni. E diminuiscono la produttività personale.

Come fare?

Chi mi frequenta sa che sono abbastanza attento (estremo?) nella gestione del mio tempo… col tempo ho trovato alcune soluzioni “inconsuete” che per me si sono rivelate preziose… te le scrivo qui di seguito, affinchè tu possa prendere qualche spunto utile…

Due parole su di me… ho un ufficio di circa 60mq, dove sono solo io. Spazio in abbondanza, nessuno a disturbarmi. Mi sposto dal mio comune (Venezia) il meno possibile. Non ho un automobile e non mi interessa averla: e questa è anche una scusa comoda per evitare riunioni perditempo fuori dalla mia città. Cerco di lavorare solo via web (in genere trascorro il tempo studiando e lanciando campagne di marketing su Internet). Se qualcuno mi telefona, ho imparato a comunicare un “senso di urgenza“, che mi consente di abbreviare la lunghezza delle telefonate. E andare subito al sodo.

Il risultato? posso seguire con tranquillità decine di campagne marketing su web, senza il timore di essere troppo disturbato.

Se questi consigli possono essere estremi e troppo coraggiosi per alcune persone, ce ne sono altri di più ampio utilizzo:

• evita di verificare troppo spesso le email: 2-4 volte al giorno è abbastanza; premere sempre il tasto “Invia e ricevi” ti fa perdere tempo…
• se segui un sito, non perdere troppo tempo a verificare le statistiche di traffico e di vendita; anche qui, 2-4 volte al giorno è abbastanza…
• riduci al minimo l’utilizzo di strumenti che consentono agli altri di interromperti in qualsiasi momento: limita ad esempio instant message e skype
• e se la gente vuole contattarti e dice che devi tenere skype acceso, se hanno qualcosa di importante da dirti possono pagare ed utilizzare il telefono normale
• se puoi, evita le riunioni; molte riunioni aziendali sono solo un intrattenimento sociale mascherato da dovere aziendale, senza alcun reale senso pratico
• prendi delle sane abitudini produttive; l’abitudine aiuta…

Marc Andreessen qualche mese fa ha scritto un interessante articolo sulla produttività personale. Se sai l’Inglese, merita di essere letto.

Per quanto riguarda noi, sul tema della produttività personale nell’era di Internet torneremo volentieri prossimamente. Con alcune considerazioni utili per chi fa marketing su web.